A cura di Mario Savino e Mario Filice
Fornire chiarimenti alle amministrazioni ai fini di una più efficace applicazione dell’accesso civico generalizzato e indicare soluzioni tecnologiche per semplificare la presentazione e la gestione delle istanze di accesso. Questi gli obiettivi della Circolare n. 1/2019 sulla Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA), firmata il 28 giugno 2019 dal Ministro per la Pubblica amministrazione, Giulia Bongiorno.
Nel documento si dà risposta a numerose questioni interpretative emerse nei primi 30 mesi di attuazione del nuovo istituto, al fine di promuovere un’attuazione uniforme del FOIA. Le soluzioni interpretative individuate sono il risultato di un percorso congiunto avviato dal Dipartimento della funzione pubblica con l’Autorità Nazionale Anticorruzione e il Garante per la protezione dei dati personali, nonché del dialogo con le amministrazioni e le associazioni della società civile, entrambi promossi grazie al supporto del gruppo di esperti del Centro di competenza FOIA che opera presso lo stesso Dipartimento.
La Circolare n. 1/2019, che integra la precedente Circolare n. 2/2017, contiene indicazioni e chiarimenti in ordine ai profili di seguito indicati.
- L’individuazione di obiettivi dirigenziali legati all’attuazione del decreto trasparenza
Ai fini della corresponsione della retribuzione di risultato e del trattamento accessorio collegato alla performance individuale dei responsabili, viene auspicata l’introduzione di appositi obiettivi legati alla attuazione del decreto trasparenza. Resta ferma la valutazione della responsabilità dirigenziale nei casi di inosservanza del termine di conclusione del procedimento di accesso, di rifiuto, differimento o limitazione all’accesso generalizzato al di fuori delle ipotesi di cui all’art. 5-bis, d.lgs. n. 33/2013 (§ 3.i. della circolare).
- Il divieto per le amministrazioni di prevedere con regolamento ipotesi di esclusione dell’accesso
Dato il carattere fondamentale del diritto alla conoscenza sul quale l’istituto dell’accesso civico generalizzato poggia, nel definire le modalità di attuazione con regolamento o circolare, le amministrazioni possono disciplinare i profili procedurali e organizzativi di carattere interno ma non i profili di rilevanza esterna, come le eccezioni che incidono sull’estensione del diritto. Non è possibile dunque: individuare con regolamento categorie di atti sottratte all’accesso generalizzato o estendere a tale forma di accesso i regolamenti sulle eccezioni adottati in riferimento all’accesso procedimentale ai sensi dell’art. 24, comma 2, l. n. 241/1990. Quei regolamenti possono essere utilizzati esclusivamente come ausilio interpretativo nella valutazione dei limiti all’accesso generalizzato di cui all’art. 5-bis, d.lgs. n. 33/2013 (§ 3.ii. della circolare).
- Chiarimenti in merito al principio di gratuità del FOIA
In base al principio di gratuità, per il rilascio di dati e documenti in formato elettronico o cartaceo può essere richiesto solo il rimborso del costo effettivamente sostenuto e documentato dall’amministrazione per la riproduzione su supporti materiali. Ciò, da un lato, non include il costo per il personale impiegato; dall’altro, consente di richiedere il rimborso dei seguenti costi (predeterminati in un tariffario e prospettati al richiedente): la fotoriproduzione su supporto cartaceo; la copia su supporti materiali (ad es. CD-rom); la scansione di documenti disponibili esclusivamente in formato cartaceo; la spedizione dei documenti qualora richiesta al posto dell’invio tramite posta elettronica o pec. Infine, in assenza di discipline di settore che stabiliscano specifiche modalità di accesso, non è escluso che per l’accesso civico generalizzato possano essere addebitati gli oneri in materia di bollo e i diritti di ricerca e visura (§ 4 della circolare).
- La notifica dei controinteressati
Il rispetto del diritto di difesa impone alle amministrazioni notificare una richiesta d’accesso civico generalizzato ai controinteressati anche quando il loro numero sia elevato. A tal fine, la circolare suggerisce di utilizzare la casella pec dei soggetti interessati, ove nota, in quanto domicilio speciale. Qualora non sia possibile procedere nel senso indicato e l’elevato numero di controinteressati renda l’attività di notifica mediante raccomandata particolarmente gravosa, l’amministrazione può valutare se consentire l’accesso parziale ai dati o documenti richiesti, dopo aver oscurato i dati suscettibili di pregiudicare gli interessi di cui all’art. 5-bis, comma 2, d.lgs. n. 33/2013 (§ 5 della circolare).
- La partecipazione dei controinteressati nella fase di riesame
Nel caso in cui il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) verifichi che in prima istanza la partecipazione dei controinteressati al procedimento non sia avvenuta per una erronea valutazione circa la sussistenza del pregiudizio agli interessi di cui all’art. 5-bis, comma 2, d.lgs. n. 33/2013, la notifica ai controinteressati deve ritenersi ammissibile anche nella fase di riesame. In tal caso, ai controinteressati va riconosciuta la possibilità di presentare una motivata opposizione entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione e il termine di conclusione del procedimento di riesame (20 giorni) può essere essere sospeso, ove necessario, fino all’eventuale opposizione dei controinteressati e comunque per non più di 10 giorni (§ 6 della circolare).
- Il termine per proporre le istanze di riesame
Il decreto trasparenza non indica il termine entro il quale proporre istanza di riesame. Per evitare che questa lacuna determini un aggiramento del termine di decadenza (di 30 giorni) per impugnare la decisione dell’amministrazione davanti al giudice o al difensore civico, la Circolare – sulla base di una interpretazione sistematica della legislazione vigente e, in particolare, della disciplina generale in tema di ricorsi amministrativi – indica in 30 giorni il termine entro il quale è possibile proporre il riesame della decisione di prima istanza. Decorso di tale termine, il RPCT può dichiarare irricevibile l’istanza, fatti salvi i casi in cui la tardività appaia incolpevole o comunque giustificata alla luce delle specifiche motivazioni addotte dall’istante (§ 7 della circolare).
- La promozione di soluzioni tecnologiche e il ruolo dei Responsabili per la transizione digitale
Per semplificare la presentazione dell’istanza di accesso FOIA e ridurre gli oneri che gravano sui cittadini richiedenti e le pubbliche amministrazioni, la Circolare fornisce indicazioni circa l’impiego di strumenti tecnologici di supporto e la valorizzazione della figura del Responsabile per la transizione digitale. La Circolare, tra l’altro, anticipa la realizzazione di una procedura guidata – che sarà resa disponibile sul sito del Centro nazionale di competenza FOIA (www.foia.gov.it) – per agevolare l’individuazione della corretta tipologia di accesso da attivare (documentale, civico semplice o generalizzato) e della pubblica amministrazione destinataria della richiesta.
Le amministrazioni sono intanto chiamate a pubblicare nei rispettivi siti istituzionali il registro degli accessi e la modulistica per la presentazione delle istanze di accessi civico generalizzato, nonché a integrare i rispettivi sistemi di gestione del protocollo informatico per tracciare i procedimenti di accesso in tutte le fasi (§ 8 della circolare).
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