1. Premessa
2. Definizioni
3. Criteri applicativi di carattere generale
5. La notifica ai controinteressati
6. La partecipazione dei controinteressati alla fase di riesame
7. Il termine per proporre l’istanza di riesame
8.1. Gli strumenti a supporto dei cittadini nella proposizione delle richieste di accesso
8.2. Gli strumenti a supporto delle amministrazioni nella gestione delle richieste FOIA
a) Gli strumenti per l’acquisizione e lo smistamento delle richieste
Una volta che l’istanza di accesso sia stata acquisita dall’amministrazione (cioè protocollata in ingresso[2]), è necessario che la stessa venga tempestivamente inoltrata all’ufficio che detiene i dati o documenti richiesti. Per le amministrazioni di grandi dimensioni, tale attività è potenziale fonte di ritardi nella gestione dell’istanza. Si invitano, pertanto, le amministrazioni a prevedere soluzioni che riducano al minimo gli oneri derivanti dallo svolgimento di attività non legate alla trattazione nel merito della richiesta.
A tal fine, è opportuno ricordare che: (i) ogni istanza di accesso civico deve essere tempestivamente protocollata; (ii) i sistemi di protocollo informatico gestiscono al loro interno l’organigramma aggiornato dell’amministrazione presso la quale sono dispiegati.
Ciò posto, per qualificare la richiesta di accesso civico generalizzato possono essere opportunamente utilizzate le informazioni sugli ambiti cui afferiscono i dati e i documenti richiesti (cui si è fatto cenno al paragrafo precedente), poiché consentono al personale addetto allo smistamento della richiesta di individuare l’ufficio competente tenendo conto non solo dell’oggetto ivi indicato (non sempre di agevole comprensione, trattandosi di un testo liberamente inserito dal richiedente), ma anche dell’ambito indicato dal richiedente.
b) Il sistema di protocollo informatico e il registro degli accessi
Come già indicato nella Circolare FOIA n. 2/2017 e nella presente ulteriormente specificato, i sistemi di protocollo informatico e gestione documentale più evoluti permettono di gestire il procedimento di accesso in tutte le sue fasi, dall’acquisizione della richiesta alla decisione finale. Tali sistemi, infatti, opportunamente configurati come di seguito indicato, consentono, altresì, di realizzare il registro degli accessi, nel quale – come raccomandato nelle Linee Guida ANAC (§ 9) e nella Circolare FOIA n. 2/2017 (§ 9 e allegato n. 3) – ciascuna amministrazione indicherà gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito, omettendo la pubblicazione di dati personali eventualmente presenti.
Decisivo, per promuovere una adeguata valorizzazione di questi strumenti nell’attuazione del FOIA è, pertanto, il ruolo del Responsabile per la transizione al digitale (RTD) a cui il Codice dell’amministrazione digitale affida il coordinamento del processo di diffusione all’interno dell’amministrazione dei sistemi di protocollo informatico[3], mentre la Circolare RTD n. 3/2018 ne precisa ulteriormente i compiti.
In particolare, il Responsabile per la transizione al digitale è tenuto a promuovere ed abilitare l’utilizzo dei sistemi di protocollo informatico e gestione documentale per la gestione delle richieste di accesso civico generalizzato, adottando gli interventi di evoluzione e configurazione dei sistemi già in uso che si rendano necessari.
Per agevolare questo processo, il Dipartimento della funzione pubblica ha predisposto un documento contenente specifiche tecniche denominato “Indicazioni operative per l’implementazione del registro degli accessi FOIA“, disponibile sul sito www.foia.gov.it. Questo documento, in linea con le regole sui metadati previste dalle regole tecniche per il protocollo informatico[4], definisce:
Le pubbliche amministrazioni che dispongono di sistemi di protocollo informatico in grado di rispondere alle regole tecniche vigenti sono invitate ad adottare i citati schemi e a pubblicare il registro degli accessi nel formato standard indicato, così da facilitare la produzione del registro sia ai fini della sua pubblicazione che della eventuale trasmissione al Dipartimento della funzione pubblica per l’acquisizione delle informazioni rilevanti per attività di monitoraggio, senza gravare ulteriormente sulle amministrazioni.
Si sottolinea, ad ogni buon conto, che, nonostante tra i campi previsti per il registro degli accessi non siano inclusi il nome del richiedente né tanto meno quelli degli eventuali controinteressati, di porre la massima attenzione per evitare che il registro contenga comunque dati personali (ad esempio nel campo “oggetto della richiesta”).
[2] Si consideri che ai sensi dell’art.5, co. 6, del D.lgs.33/2013: “Il procedimento di accesso civico deve concludersi con provvedimento espresso e motivato nel termine di trenta giorni dalla presentazione dell’istanza con la comunicazione al richiedente e agli eventuali controinteressati.” e che la L.241/90, all’art. 18-bis, co. 1, recita: “[…] La data di protocollazione dell’istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione.”
[3] Art. 17, lett. j), CAD.
[4] D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del CAD.
